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Controlar tu Negocio

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Las estrategias, la organización, el empeño y sacrificio por tener el emprendimiento perfecto no será perdurable en el tiempo si no dedicas tiempo a una valiosa actividad, controlar lo que se está haciendo.

Debes controlar los ingresos y gastos, que las órdenes se estén llevando a cabalidad, que la calidad del producto sea la deseada, que el personal esté trabajando, que el aseo sea impecable.

Por eso un chef no cocina sus menús ni los alimentos que se sirven en sus restaurantes, no tiene tiempo para esas labores, él está al final de la cadena de producción, justo entre la entrega del producto al cliente y el cliente, revisando la comida, que no esté en una mala temperatura, que no esté cruda, que sea servida según sus especificaciones estrictas.

Si no realiza el chef esta labor contrata a alguien que la realice por él, porque al igual que en todas las tareas del negocio, si está bien planificada, se puede delegar.

Planificación, organización, control

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Todos los aspectos del negocio, la planificación, la organización, y el control son el plan maestro de un todo, no te podría decir cuál es más importante porque sin la aplicación de una de estas, las otras dos, por más perfectas que estén diseñadas, serian como una mesa sin una pata.

Como elegir al hijo favorito, puede que lo tenga, puede que uno de estos procesos se te dé más fácil que los otros, pero no por eso vas a descuidar el diseño y ejecución de alguno de ellos.

Existen muchos comerciantes que olvidan o no toman en cuenta la importancia de controlar su negocio, de retroalimentarse de los buenos y malos comentarios de los clientes.

Los buenos nos sirve como refuerzo para entender porque nos compran y los malos, aún más poderosos, nos hace comprender que estamos haciendo mal, finalmente, el consumidor de nuestro producto será nuestro juez y quien dictara sentencia: “le compro a este o voy a la vuelta de la esquina”.

El hecho de tener un administrador en tu negocio o en tu cadena de negocios no significa que te puedes echar a dormir y despertar dentro de tres meses arruinado y con tu pequeño tesoro vuelto cenizas.

¿Cómo controlamos el negocio?

Para eso hicimos un planificación de empresa, un manual de operaciones, debes revisar punto por punto que cada ítem de este plan se esté llevando a cabo, tanto las viejas prácticas como los nuevas, que poco a poco hemos ido agregando.

Que el personal esté en el orden correcto ejecutando las tareas en los tiempos establecidos, que los tamaños del producto sean los adecuados al igual que la presentación y que la atención al cliente sean lo más ágil y entregada posible.

Los grandes almacenes de cadena, tiendas de ropa, fabricantes y jefes de sucursales son expertos en esta labor.

¿Cada cuánto debes controlar?

Por lo menos una vez a la semana están haciendo una revisión exhaustiva de su negocio, de cada punto de venta, como leíste antes, si tu como jefe no puede hacer esa tarea, la delegas y controlas al delegado, e inclusive, puedes contratar una empresa de auditoria regularmente para que te describa como va tu emprendimiento, que procesos no se están llevando a cabalidad según la orden impartida y te permitirá divisar los puntos de quiebre del servicio.

He conocido pequeños emprendedores que tenían la loca idea que para expandir sus negocios bastaba con colocar más puntos de venta para vender más, abandonarlos a la suerte de un administrador sacado del sombrero, esperando que las utilidades llegaran solas sin levantar un dedo.

El resultado, después de haber escalado a la etapa de empresario, ahora han vuelto a ser autoempleados de su propio negocio, con el trauma empresarial de si abandonan nuevamente su tienda, terminaran en la ruina, les robaran su inventario y los clientes no serán atendidos con el mismo cariño y afecto con el que se atiende a un hijo.

Miremos la similitud con el amor en una relación de pareja, si la comunicación no existe, si no practicamos la retroalimentación, si no preguntamos.

¿Qué tienes? ¿Por qué te estás comportando así? La relación con el tiempo morirá, y volverás a empezar en el inicio, solo, con el corazón destrozado y sacando fuerzas de debajo de las piedras para volver a empezar.

Tareas de Control

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Hay tareas de control que se deben ejecutar más seguido que otras, según su grado de importancia, a continuación te propongo un ejemplo de los elementos de la organización a los que debes estar al tanto y controlando, además de, mínimo, cada cuanto deberías hacerlo:

Este último punto de la tabla no es una tarea de control en sí, es controlarte a ti mismo, es cada día pensar en lo nuevo, la tendencia, que estoy haciendo yo con respecto a la competencia, es la competencia la que está marcando el paso o soy yo.

Pero como puedes intuir, podrías perfectamente trabajar un día a la semana, con la planeación adecuada y el equipo de trabajo bien aceitado; no sería la primera semana, inclusive muy posiblemente no lo puedas conseguir el primer año, pero finalmente y si haces tú tarea bien planificada, lo podrás lograr.

Eso sí, ese día de la semana, a darle con toda, informes, apuntes, revisar, buscar el polvo en las esquinas, probar tu producto como si fueras el cliente, ser determinante en el examen completo que harás a tu emprendimiento o tu grupo de emprendimientos.

Reúnete con tu equipo de trabajo, conoce de falencias, errores, de buenos y malos hábitos que se van desarrollando con el pasar de los días, busca soluciones a los problemas, delega aún más, aplica correctivos y en la próxima, aplica todo ese control al resultado de esos correctivos.