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Organización, la clave del Éxito

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Disciplina, organización, enfoque, pasión

Estos serán tus cuatro dioses en el mundo de los negocios, no hay vudú ni poder más imprescindible en todo gran negocio, que la utilización de estas cuatro actitudes en cualquier fuente de generación de ingresos.

La disciplina es el estado de hacer lo que tienes que hacer lo más temprano que lo puedas hacer y de forma correcta

La disciplina será tu gerente general.

La disciplina empieza desde el comienzo del negocio ideal, la planificación de la idea, su ejecución, las finanzas, entradas y salidas de recursos, flujo de caja, manejo de cronograma, presupuestos. Quieres ser Youtuber pero no has abierto tu canal:

– Voy a abril mi canal la otra semana – No, no, no, ábrelo hoy, ahora, créate una cuenta de mail para tu canal y entra a la plataforma, empieza a tratar tu tema, a estudiar de edición de videos e imágenes o busca alguien que sepa más que tú.

El enfoque es eliminar todas las distracciones de tu vida profesional, de tu tiempo libre, mira el panorama, determina tus tareas, las tareas de los demás, encara tu negocio y las bondades de sus triunfos, refuérzalos.

Tu desborde de dedicación por tu emprendimiento debe ser tan poderoso que inspire a tu equipo de trabajo y a otros a seguirte en tu camino, a apoyarte y valorar todo tu esfuerzo, será tu motivador cuando no haya quien más te motive, será tu guía de las decisiones que tomes y te dará toda la creatividad brillante que necesitas en cada parte de tu proceso de crecimiento.

A lo largo o corto de mi vida he conocido gran cantidad de emprendimientos, hoy día y el bumm de las redes sociales, los influencer, las comunicaciones parecen darle un acelerador al comienzo de gran variedad de negocios, de ideas muy prometedoras, de copias más exitosas que las ideas originales.

Casi a la misma velocidad que han abierto nuevos locales o espacios, o se han creado servicios, casi con la misma velocidad he visto cerrar muchos de ellos. Yo mismo he experimentado la tragedia de ideas fallidas y mal ejecutadas, todo por culpa de la mala organización.

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¿Qué se va a hacer?

El principio fundamental de la organización es determinar que se va a hacer, cuantas tareas se deben ejecutar y quien las va a realizar.

Muy importante, define quien va a hacer que, si varias personas van a ejecutar la misma tarea, como se van a compenetrar. Deberás determinar primero como producir el producto o servicio a vender, si son masajes, que cremas o tratamientos necesitas comprar, que muebles debes tener en tu lobby de atención al cliente.

Segundo determina todos los pasos necesarios para llevar el producto de una materia prima sin procesar a un correcto momento de venta.

Debes tener muy claro y organizar tu contabilidad, lo más practico posible:

  • ¿cómo y que te generara ingresos?
  • Entradas de flujo de caja y que movimientos tendrán el manejo contrario
  • Gastos ¿dónde están tus principales gastos?
  • ¿Qué desangra tu negocio?
  • ¿Por dónde está saliendo o escapándose el capital?

Finalmente el equipo de trabajo

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  • ¿Cuántas personas necesitas a tu lado?
  • ¿Cuántos serán contratados directamente por ti?
  • ¿Qué servicios serán contratados con otras empresas? Por ejemplo, servicios adicionales, técnicos, contadores, transporte, diseño y publicidad.

Determina muy claramente cada cargo, las tareas de cada cargo, si manejaran efectivo o no:

  • ¿Qué harán con ese movimiento de efectivo? se mantendrá en caja para gastos regulares o serán depositados en la cuenta del banco.
  • ¿Cómo controlarás los movimientos de efectivo, de cuentas bancarias?
  • ¿Quién es el encargado?
  • ¿Cómo evitarás los robos y la delincuencia?
  • Los horarios que manejaras
  • Los insumos de papelería que gastaras en cada parte de la operación
  • El costo de cada hora laboral de cada trabajador a tu cargo
  • El costo de tenerte a ti mismo contratado en la empresa lo debes calcular
  • Organiza espacios de trabajo
  • Jornadas, días de atención a la semana
  • Variedad de productos
  • Presentación hacia el cliente.

La diferencia entre el autoempleado y el emprendedor de éxito está en la organización, la estructuración de cada pequeña esquina de tu proyecto permitirá la delegación de funciones, ya que una vez sabes que hay que hacer y quien lo va a hacer, puedes delegar, para finalmente hacer tu tarea que no es otra sino controlar, controlar el gasto, controlar las utilidades, controlar cada resultado final de tu magnífico plan de trabajo.

¿Cómo delegar una tarea que tú realices?

contratar y entrenar

Según la complejidad que requiera esa tarea, debes realizarlo en cuatro pasos:

PASO 1, EL APRENDIZ

Tu persona, esa que escogiste porque cumple con los requisitos del cargo en cuanto a edad, conocimientos, experiencia, habilidades adquiridas, tu pupilo.

Deberá acompañarte todo el tiempo en todo lugar, le deberás enseñar cada decisión del proceso, el porqué de las funciones de ese cargo, cual es el significado de cada decisión que él va a tomar de aquí en adelante.

Tú vas a hacer y él te va a observar hacer.

PASO 2, EL AYUDANTE

Una vez tu aprendiz ha adquirido cierto conocimiento de la tarea encomendada, resueltas dudas y preguntas, eliminados miedos y comprobado que es la persona para el cargo, debes tener en cuenta que cada paso puede tomar desde unas horas hasta incluso algunas semanas aprenderlo.

Lo importante no es el tiempo sino la dedicación que tomes a la enseñanza, entre más enfocado estés en este proceso, mejores resultados tu pupilo te dará.

En este paso, tú vas a hacer y él te va a ayudar a hacer.

PASO 3, EL OPERADOR

Ya casi está listo, ahora es momento de cambiar los roles y se revierten los papeles, ahora el pupilo es el maestro, en este paso tu ayudante dejara de serlo, ya habrá adquirido cierta habilidad y deberá ser capaz de ejecutar las tareas que le encomendaste, pero aún le falta tiempo para madurar, no tenemos prisa, tenemos enfoque.

En este paso, él va a hacer y tú le vas a ayudar a hacer.

PASO 4, LA GRADUACIÓN

Finalmente, tu diamante en bruto ha quedado pulido y ahora es una joya capaz de afrontar cualquier reto que su cargo le presente por delante, será capaz de ejecutar, de mandar, de resolver conflictos, de manejar estrategias, de ejecutarlas, de aportar nuevos conocimientos, aportar experiencia y nuevos conceptos a la tarea encomendada.

Viene la titulación del cargo, debes cerciorarte que esa persona es una copia de ti mismo en el cargo, que haría y trabajaría las herramientas y las obligaciones que tiene a su cargo con la misma o mejor entereza de lo que tú lo harías, que le dedicara su esfuerzo y pasión a ello.

En este paso, él va a hacer y tú lo vas a observar hacer.

La organización de un negocio nunca termina

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Todos los procesos sufren evoluciones, cada vez que se presenten problemas en tu negocio, corrígelos, examínalos, especifica muy claramente en un manual de operación de tu negocio causas, efectos, métodos de operación y de evitar nuevas situaciones.

No te conviertas en un bombero, en un solucionador de problemas.

Muchas veces la falta de organización ocupa nuestra mayor parte del tiempo, como no documentamos nada en nuestro negocio, todo se genera al azar, si ganamos algo de dinero fue cuestión del destino, si nos va mal, el negocio era malo.

Debes tener una biblia en tu negocio, hablo de la biblia de tu operación.

Vas a escribir capítulo por capítulo, días tras día, tendrás un bosquejo inicial y poco a poco iras agregando experiencias y procedimientos, procedimientos para todo, hasta para:

  • La hora del almuerzo
  • Transporte de empleados
  • Mecanismos de motivación
  • Todo lo concerniente a cada tarea de tu emprendimiento.

En términos simples, lo estructurarás de la siguiente manera:

Debes tener toda actividad, movimiento de efectivo y resolución de errores escritos, al alcance tuyo o de tu administrador, organizado y titulado “Manual de Operaciones” y debe contener toda la información valiosa en lo referente a la operatividad del negocio.

Pero siempre ten presente, esta biblia tuya no es pública, no cualquier empleado debe tener acceso a ella, solo deben acceder a la actividad que les compete, recuerda que todo negocio tiene cierto secreto empresarial que la competencia desearía saber.

Sin embargo, el hecho de que tu manual, tu tesoro sea robado, no hay problema, tu pasión no te la pueden robar, tu disciplina no puede ser robada, tu ingenio y creatividad, tu enfoque no puede ser robado.

No hay negocio u organización en la tierra que sea capaz de copiar a la perfección un modelo de negocio

Lo moldean a su forma de ser, pero nunca podrán imitar habilidades adquiridas con el tiempo, la experiencia, el saber hacer, las relaciones, el conocimiento personal es tuyo y solo tuyo.